업무의 효율성을 높이는 중요한 요소 중의 하나는 시간 관리이다. 필자는 아침 일찍 출근하여 신문이나 인터넷 등을 샅샅이 살피고 업무와 관련성이 낮지만, 꼭 해야 할 일(동창회, 여행 일정 수립, 집안일 대소사 등)은 이때 모두 처리한다. 그러므로 주간에 업무 회의에 지장을 받지 않고 일에 쫓기지 않으며 타인의 일을 도와주기도 한다.

이와 마찬가지로 안전에도 시간 관리가 중요하다. 안전을 뒷순위로 둘 경우 업무의 효율성에만 몰입하다가 자칫하면 안전 관련 중요 사안을 놓칠 수도 있고 이것이 바로 사고로 연결될 수 있기 때문이다. 특히 업무의 연속성과 관련해서는 더욱 그러하다 (근무 교대 시 특이 사항 전달, 새로 교체된 설비 매뉴얼 숙지, 신입사원 교육훈련 등).

그러나 일반적으로 대부분의 경우 정작 시간 관리에 대해 곰곰이 생각해 보는 사람은 별로 없다. 따라서 이번에 시간 관리에 구체적으로 논의해 보고자 한다.

시간 관리의 요체는 매일 해야 할 일의 리스트를 작성하고, 중요성과 긴급성에 따라 순위를 정하고 일정을 수립하는 것이다. 마감 시간을 정해놓고 마감 시간 내에 매듭을 짓도록 해야 한다. 예를 들면 이번 달 10일이 마감이면 그 이전인 7-8일 이내에 마감하는 것이다. 맡은 과제를 마감일 전에 상사에게 보고하고 중간 점검을 받으면 능력 있는 부하로 인정받게 된다.

관리자는 ’중요하지만 당장 시급하지 않은 과제‘에 대해 별도의 시간을 할애하여 관리해야 한다. 특히 직위가 높아질수록 더욱더 여기에 신경을 써야 한다. 자격증 취득, 어학 공부를 위해 별도의 시간을 확보해야 한다. 그렇지 않으면 계속 미루다가 시기를 놓치게 된다.

자신의 신체 리듬에 맞추어 정신이 맑고 생산성이 높은 시간(전략 시간)에 핵심 업무를 처리한다. 시간 관리에서 <빠르게, 다르게, 바르게>의 세 가지 명제를 가지고 차별화시켜야 한다. 특히 안전 업무를 가장 중요한 업무 과제로 인식하여 전략 시간에 집중하여 챙겨야 한다.

시간 관리 방법 중 ’뽀모도로‘ 기법(Pomodoro Technique)이 있다. 자신에게 적합한 시간 관리 방법을 찾아 이를 활용하면 효율적인 시간 관리에 큰 도움이 된다. 이 기법은 1980년대 후반, 프란체스코 시릴로가 창안한 것으로 타이머를 이용해 25분간 집중적으로 일한 다음 5분간 휴식하는 방식이다. ‘뽀모도로’는 이탈리아어로 토마토를 뜻하며, 그가 대학 시절 토마토 모양의 요리용 타이머를 이용해 25분간 집중 학습 후 휴식하는 방법을 적용한 데서 유래했다.

여기에서 시간 관리에 대해 세 전문가의 견해를 소개하고자 한다.

첫째, 피터 드러커의 시간 관리이다. 피터 드러커는 “시간은 한정된 자원이고, 공급을 늘릴 수 없으며, 가격과 한계효용곡선이 없다. 사용할 수 있는 시간을 파악하고, 비생산적 요구를 잘라내어 생긴 시간을 연속 단위로 통합하라”라고 하였다. 그가 주장하는 세부적인 내용은 다음과 같다.

① 시간 낭비 요소를 찾아 줄임 (개인적 인간관계 등)

② 실제 사용 시간을 진단하고 기록함. 특히 우리가 취약하다고 여겨지는 ”업무와 무관한 요청“에 대해 슬기롭게 거절하는 방법을 동원함

③ 권한을 위임함

④ 효율적 회의 진행, 즉 회의 규칙을 정하고, 예외적인 사안에 집중함

⑤ 반복적인 일은 절차적 업무로 전환함

⑥ 과잉 인력 점검 및 대응

⑦ 조직 기능 간 유기적 소통 강화

⑧ 자유재량 시간의 통합으로 연속적 시간을 확보하여 생산적 업무에 투입

둘째, 스티븐 코비의 시간 관리이다. 그는 주어진 과제를 ‘시급성’과 ‘중요성’ 기준으로 네 영역으로 구분하였다. 시급하고 중요한 일(A), 시급하되 중요하지 않은 일 (B), 시급하지는 않으나 중요한 일 (C), 시급성과 중요도 모두 낮은 일 (D)이 그것이다.

(A) 업무를 우선 처리하는 것은 당연하지만 특히 관리자는 (C) 업무에 반드시 시간을 배정해야 한다 (예: 현장 근무자와 코칭 시간 확보 등). (B), (D) 업무는 위임하거나, 지혜로운 거절, 자투리 시간 활용 등으로 업무의 효율성을 높일 수 있다.

세 번째, 김영헌의 세 박자 시간 관리이다. 한국코치협회 김영헌 전임 회장은 시간 관리 세 박자 개념을 다음과 같이 제시하였다.

① 미래의 크고 담대한 꿈과 비전을 가져라.

② 중요한 것을 하기 위해 준비시간을 가져라. 이를 위해 활용 가능한 시간을 떼어 놓는다.

③ 자신만의 시간을 가져라. 내적 동기를 위한 자아 성찰 시간을 가져야 한다. 그리스인들은 시간 을 두 가지로 구분하여 물리적 절대적 시간을 크로노스(Chronos), 의식적, 주관적, 상대적인 시간을 카이로스(Kairos)라 구분하였다. 카이로스는 미래의 시간이 될 수도, 자신의 시간이 될 수도 있다. 시간 관리는 미래를 다스리는 것이다. 특별히 우리의 젊은 세대는 시간 관리를 철저 히 하여 미래를 준비하는 데 큰 힘 발휘하기를 기대해 본다.